Правильное оформление списка документов необходимо для систематизации, быстрого поиска и юридической значимости перечня. Рассмотрим стандартные требования и лучшие практики составления таких списков.
| Тип списка | Назначение | Пример использования |
| Перечень прилагаемых документов | К заявлению, договору или отчету | Приложение к трудовому договору |
| Опись документов | Для передачи или архивирования | Сдача дел в архив |
| Реестр документов | Учет и контроль движения | Внутренний документооборот |
- Название списка (шапка)
- Дата составления
- Порядковый номер документа
- Наименование каждого документа
- Количество листов/страниц
- Примечания (опционально)
| Параметр | Требование |
| Шрифт | Times New Roman 12-14 или Arial 11-12 |
| Нумерация | Сквозная арабскими цифрами |
| Поля | Не менее 20 мм слева, 10 мм справа |
| № | Наименование документа | Дата | Кол-во листов |
| 1 | Договор аренды №12 от 15.01.2023 | 15.01.2023 | 5 |
| 2 | Акт приема-передачи помещения | 20.01.2023 | 3 |
- Используйте табличный формат (Excel, Word)
- Применяйте сортировку по дате или типу документа
- Добавляйте гиперссылки на файлы в электронном виде
- Включайте столбец "Статус" для контроля
- Регулярно обновляйте и архивируйте списки
| Назначение списка | Дополнительные элементы |
| Для архива | Срок хранения, номер дела |
| Для отправки | Способ отправки, трек-номер |
| Внутренний реестр | ФИО ответственного, место хранения |
- Отсутствие даты составления списка
- Неполные наименования документов
- Нет подписи ответственного лица
- Несоответствие фактическому составу документов
- Использование неофициальных сокращений
- Ведите списки в хронологическом порядке
- Прикрепляйте описи к папкам с документами
- Регулярно сверяйте списки с фактическим наличием
- Используйте единый стиль оформления
- Храните копии важных описей отдельно
Грамотно оформленный список документов упрощает работу с бумагами, обеспечивает порядок в документообороте и имеет юридическую значимость при проверках.
