Электронный документ - это информация, представленная в цифровой форме, имеющая юридическую значимость и соответствующий формат. Рассмотрим основные виды и классификации электронных документов.
Содержание
Электронный документ - это информация, представленная в цифровой форме, имеющая юридическую значимость и соответствующий формат. Рассмотрим основные виды и классификации электронных документов.
Основные виды электронных документов
| Тип документа | Форматы | Сфера применения |
| Текстовые документы | DOCX, PDF, ODT | Договоры, отчеты, заявления |
| Табличные документы | XLSX, CSV, ODS | Финансовая отчетность, расчеты |
| Юридически значимые | XML, SIG | ЭДО, счета-фактуры |
Классификация электронных документов
1. По юридическому статусу
- Простой электронный документ
- Квалифицированный электронный документ
- Электронный документ с ЭП
2. По способу создания
- Скан бумажного документа
- Изначально электронный документ
- Сгенерированный системой
Стандарты электронных документов
| Стандарт | Описание |
| ГОСТ Р 7.0.97-2016 | Требования к оформлению организационно-распорядительных документов |
| ФЗ №63 | Об электронной подписи |
| Приказ ФНС №ЕД-7-26/736 | Форматы счетов-фактур |
Особенности именования
- Официальные документы сохраняют оригинальные названия (счет-фактура, акт)
- Добавляется приставка "электронный" или сокращение "ЭД"
- Может включать идентификаторы (номер, дату)
- Часто содержит указание на формат файла
Примеры названий
Электронный счет-фактура №45 от 15.07.2023.xml
Договор поставки ЭД.pdf
Акт выполненных работ_20230715.sig
Технические требования
- Формат должен соответствовать ГОСТ или отраслевым стандартам
- Наличие обязательных реквизитов и структуры
- Возможность проверки подлинности
- Обеспечение долговременной сохранности
Важная информация
Юридическая сила электронного документа обеспечивается электронной подписью и соответствием требованиям законодательства. Название документа должно однозначно идентифицировать его содержание и статус.
